HR Outsourcing: die Vor- und Nachteile

Viele Unternehmen sehen im HR Outsourcing eine gute Möglichkeit, Ressourcen (letztlich Zeit und Geld) zu sparen und auf Fachwissen und Erfahrung zurückzugreifen.

In diesem Artikel werden wir die Vorteile, die dieses Modell bietet, genau unter die Lupe nehmen und einige der negativen Aspekte überprüfen. Wir werden auch sehen, welche Dienstleistungen am häufigsten an Subunternehmer vergeben werden und einige Tipps für eine erfolgreiche Navigation durch den Prozess geben.

Was ist HR Outsourcing?

Outsourcing ist ein anderes Wort für die Vergabe von Unteraufträgen, bei der ein Dritter beauftragt wird, bestimmte Aufgaben oder Pflichten im Namen einer Abteilung auszuführen.

Die Aufgaben, die an Subunternehmer vergeben werden, hängen in der Regel von den Bedürfnissen und Interessen des jeweiligen Unternehmens ab; es ist jedoch üblich, dass Unternehmen weniger strategische Aufgaben oder solche, die sehr manuell, spezialisiert oder unrentabel sind, delegieren.

In Bezug auf die Personalabteilung sind die am häufigsten ausgelagerten Dienstleistungen:

• Rekrutierung, Training und Entwicklung.
• Überwachung der Organisationsstruktur.
• Verfolgung von Abteilungszielen, Vorgaben und Strategien.
• Mitarbeitereinführungen.
• Verwaltung der Gehaltsabrechnung.

Warum ist HR-Outsourcing wichtig?

Outsourcing zielt darauf ab, den Multiplikator-Effekt zu erzielen; mit anderen Worten, mit der gleichen Investition bessere Ergebnisse zu erzielen. Und die Statistik zeigt, dass es funktioniert. Ein Bericht der Hackett Group zeigt, dass Unternehmen, die diese Dienstleistungen an Subunternehmer vergeben, 26 % weniger ausgeben und 32 % weniger Mitarbeiter haben. Die verbleibenden internen Mitarbeiter widmen sich der strategischen Planung, während die Talentakquise, das Onboarding usw. an andere delegiert werden.

Und das ist nicht der einzige Grund, warum Outsourcing wichtig ist. Wir können auch erwähnen:

• Die Einsparung durch das Outsourcing von HR-Dienstleistungen liegt zwischen 24% und 32% (Corban One).
• 72% der Unternehmen heben die Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, als Hauptvorteil des Outsourcings der Dienstleistung hervor (Deloitte).
• Nur 19 % der Befragten geben an, Probleme oder Schwierigkeiten mit ihrem Anbieter zu haben. Und von diesen geben 46 % an, dass dies darauf zurückzuführen ist, dass sie einen eher reaktiven als proaktiven Service erhalten.
• Seit der letzten Rezession haben 57 % der Unternehmen die Nutzung von Outsourcing erhöht. In der Zwischenzeit haben nur 9 % Outsourcing-Vereinbarungen gekündigt, was zeigt, dass die meisten Unternehmen es als eine sehr kosteneffektive Lösung betrachten (Brandon Gaille).

Die Vorteile von HR Outsourcing

Einige der Vorteile von HR Outsourcing liegen auf der Hand, wie z. B. Kosteneinsparungen oder Effizienzsteigerungen; es gibt jedoch noch weitere wichtige Vorteile, die manchmal übersehen werden.

• Kosteneinsparungen: Sie benötigen einen großen Topf an Bargeld, um eine Personalabteilung mit ausreichend Personal und Ressourcen zu finanzieren. Diese Kosten können von kleinen und mittleren Unternehmen in der Regel nicht getragen werden; daher entscheiden sich viele für die Vergabe dieser Dienstleistungen an Subunternehmer. Die Inanspruchnahme eines externen Unternehmens ist in der Regel wesentlich kostengünstiger und bietet Zugang zu einer Vielzahl von Fachleuten aus unterschiedlichen Bereichen.
• Zeitersparnis: Die Aufgaben der Personalabteilung beinhalten viele sich wiederholende und manuelle Aufgaben. Diese können sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn sich ein Unternehmen also dafür entscheidet, diese Aufgaben auszulagern, können sich die internen Mitarbeiter viel wichtigeren Dingen widmen.
• Zugang zu Spezialistenprofilen: Der Aufbau einer Personalabteilung mit Spezialistenrollen für jeden Bereich ist sehr schwierig und kostspielig. Im Allgemeinen setzen sich die Teams daher aus Generalisten zusammen. Wenn Sie jedoch einen spezialisierten externen Anbieter einsetzen, können Sie mit den Experten zusammenarbeiten und bessere Ergebnisse erzielen.
• Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen: Die Einhaltung von Gesetzen am Arbeitsplatz ist nicht einfach. Es gibt unzählige Gesetze, von denen viele jedes Jahr geändert oder aktualisiert werden, so dass Sie nie ganz sicher sind, ob Sie das Richtige tun. Ein einziger Fehler kann schwerwiegende Folgen haben. Ein externer Anbieter kann Ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben und Ihre Verpflichtungen einzuhalten.
• Leistungen für Mitarbeiter: Die Vergabe von Unteraufträgen im Personalwesen kann auch Vorteile für Ihre Mitarbeiter bringen. Vielleicht hilft Ihnen Ihr Anbieter, ein besseres Leistungspaket für Ihre Belegschaft auszuhandeln oder Zugang zu einer günstigeren Krankenversicherung zu bekommen.

Die Nachteile des Outsourcings von Personalressourcen

Aber lassen Sie uns nicht naiv sein. Natürlich hat das Outsourcing des Personalwesens auch seine Schattenseiten. Die wichtigsten, die Sie kennen sollten, sind:

• Kontrollverlust: Für viele Unternehmen ist die Personalabteilung das Herzstück der Organisation. Indem Sie sie an einen Dritten delegieren, verlieren Sie ein Element der Kontrolle, was eine häufige Sorge ist, wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden. Wenn Sie jedoch einen Partner finden, der Ihre Vision teilt, ist es viel einfacher, Ihre Ziele im Einklang zu halten.
• Kultur ändert sich: Die Unternehmenskultur ist das, was die Mitarbeiter dazu bringt, dort arbeiten zu wollen. Wenn jemand anderes diesen Bereich verwaltet, kann etwas von dem Ton, den Sie geschaffen haben, verloren gehen und die Dynamik verschieben.
• Geringere Flexibilität: Ein externes Unternehmen braucht wahrscheinlich länger, um zu antworten, als es ein internes Team tun würde. In diesem Fall ist es wichtig, Standardreaktionszeiten zu vereinbaren, um Probleme zu vermeiden.
• Gegensätzliche Visionen: Der Personalleiter wird in der Regel feste Vorstellungen davon haben, wie die Dinge innerhalb der Abteilung ablaufen sollten. Es ist wichtig, diese Perspektiven mit dem Anbieter abzustimmen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen erfüllt werden.

Häufig ausgelagerte Dienstleistungen

Laut einer Studie haben 79 % der Unternehmen bereits eine oder mehrere HR-Funktionen ausgelagert, was zeigt, wie populär dies geworden ist und das schnelle Wachstum der Dienstleistung erklärt. Die Studie ergab auch, dass Unternehmen es im Allgemeinen vorziehen, strategische oder grundlegende Funktionen nicht zu delegieren. In diesem Sinne sind hier zehn HR-Funktionen, die häufig ausgelagert werden:

1. Gehaltserhebungen.
2. Gehaltsverwaltung.
3. Psychometrische Tests.
4. Einstellungsumfragen.
5. Mitarbeiterschulung.
6. Leistungsbeurteilungen.
7. E-learning.
8. Bewertung der Trainingseffektivität.
9. 360°-Bewertungen.
10. Personalbuchhaltung.

Die folgenden Dienstleistungen sind am beliebtesten im HR Outsourcing:

• Rekrutierung (vor allem bei hohem Rekrutierungsaufkommen).
• Temporäre Personalbeschaffung.
• Hintergrundüberprüfungen.
• Umzug.
• Gehaltsabrechnung.
• Verwaltung von Sozialleistungen.
• Aktualisierung von Mitarbeiterhandbüchern.
• Vergütungsprogramme.

Auf der anderen Seite bleiben die folgenden Initiativen eher in der Verantwortung der internen Abteilung:

• Mitarbeiterbeziehungen.
• Gestaltung von Vergütungsprogrammen.
• Talententwicklung.
• Planung der Kapitalstrategie.
• HR-Strategie.
• Leistungsmanagement.
• Rekrutierung.
• Management der Personalabteilung.

Was kostet das HR-Outsourcing?

Die Kosten für die Auslagerung von HR-Funktionen variieren vor allem in Abhängigkeit von der Anzahl der beauftragten Leistungen. Generell ist es oft günstiger, ein Paketangebot des HR Outsourcing Anbieters abzuschließen.

Wir haben hier einige Dienstleistungen mit ihren ungefähren Kosten aufgelistet (nach Angaben von Complete Payroll Solutions):

• Rekrutierung: Das Finden und Einstellen des richtigen Kandidaten braucht Zeit. Der Service umfasst normalerweise die Schritte vom Verfassen der Stellenbeschreibung bis zum Screening der Lebensläufe. Dafür berechnet der Anbieter in der Regel eine feste Gebühr, die sich nach dem Gehalt der Position richtet, die Sie besetzen wollen. In der Regel sind dies 40 % des Jahresgehalts. Allerdings bietet jedes Unternehmen seine eigenen Tarife an, die stark variieren können.
• Vergütungsstrategie: Eine gut strukturierte und marktgerechte Gehaltsstrategie ist unerlässlich. Das Outsourcing dieser Dienstleistung kann zu besseren Ergebnissen führen. In der Regel verlangen Experten zwischen €75 und €110 pro Stunde.
• Compliance-Bewertung: Ein externer Gutachter kann Unternehmen dabei helfen, die von ihnen erwarteten Verpflichtungen und gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Kosten hängen von den spezifischen Aufgaben ab, die übertragen werden, liegen aber in der Regel zwischen €725 und €1500 pro Monat.

Diese Zahlen geben Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon, wie viel es kostet, einige Dienstleistungen auszulagern. Am besten ist es jedoch, einige Anbieter zu konsultieren und ein individuelles Angebot anzufordern, das auf Ihre Anforderungen und die Größe Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

5 Tipps, damit Ihr HR Outsourcing ein Erfolg wird

HR Outsourcing kann für das Geschäftsmodell vieler Unternehmen von grundlegender Bedeutung sein; damit es für Sie funktioniert, sollten Sie jedoch eine Reihe von Empfehlungen beachten:

1. Lesen Sie Bewertungen von anderen Kunden
   Überprüfen Sie, was andere Kunden auf der Website des Unternehmens, in den sozialen Medien, in Google-Foren usw. gesagt haben. Es ist wichtig, dass Sie ein wenig recherchieren, bevor Sie mit einem Dienstleister zusammenarbeiten.
2. Denken Sie über den Grad der Unterstützung nach
   Für welchen Partner Sie sich entscheiden, hängt zum großen Teil davon ab, wie viel Unterstützung Ihr Unternehmen benötigt. Entscheiden Sie also, welche Aufgaben Sie delegieren wollen. Das können Verwaltungsaufgaben, IT-Services (wie z. B. die Mitarbeiter-Support-Plattform), Personalbeschaffung usw. sein.
3. Vergleichen Sie die Kosten
   Führen Sie zunächst eine interne Analyse durch, was es kosten würde, den Dienst intern zu unterhalten, und finden Sie heraus, wie viel es kosten würde, ihn auszulagern. So erfahren Sie, ob sich die Investition lohnt oder nicht.
   Wenn Sie feststellen, dass die beste Option für Ihr Unternehmen die Nutzung eines externen Anbieters ist, nehmen Sie Kontakt mit einigen Anbietern auf und vergleichen Sie deren Angebote sowie den Service-Level, den sie bieten.
4. Sorgen Sie für eine reibungslose Übergabe
   Damit ein Personaldienstleister seine Arbeit gut machen kann, müssen Sie die Übergabe der Verantwortlichkeiten effektiv gestalten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen und nehmen Sie sich Zeit, um zu erklären, wie die Organisation und die Prozesse funktionieren, usw. Sie sollten auch die Ziele und Erwartungen hervorheben.
5. Kommunizieren Sie intern
   Die Anwesenheit von externen HR-Anbietern muss kein Geheimnis innerhalb der Organisation sein. Informieren Sie alle Ihre Teams über die Veränderung und ggf. darüber, wie sie sich im Alltag auswirken kann. Es ist wichtig zu wissen, wen man bei Bedarf fragen kann.